1.RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le SPJ ou Service Protestant de la Jeunesse est « Responsable de traitement » au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après «le RGPD »).
2.CHAMP D’APPLICATION
Toute personne physique – en tant que participant, animateurs, stagiaire, travailleur, partenaire, volontaire, employé d’une personne morale en relation avec le responsable de traitement ou en toute autre qualité – dont le SPJ traite les données à caractère personnel est concernée par la présente charte.
3.PRINCIPES GÉNÉRAUX
Le SPJ garantit que tout traitement des données à caractère personnel qu’il opère est conforme au RGPD.
En conséquence, le SPJ :
- met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer que les traitements sont effectués conformément aux principes du RGPD ;
- Veille à se conformer aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel. A ce titre, il s’assure que ses outils, produits, applications ou services, intègrent de façon effective dès leur origine les principes relatifs à la protection des données (principe de protection des données dès la conception);
- Garantit de ne collecter, traiter ou utiliser que les seules données qui sont nécessaires au regard des finalités spécifiques des traitements qu’elle opère. Cela s’applique à la quantité des données à caractère personnel qui sont collectées, à l’étendue de leurs traitements, à leur durée de conservation et à leur accessibilité (principe de protection des données par défaut.)
4.FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Les données à caractère personnel qui sont collectées et utilisées par le SPJ ont pour objectif de lui permettre de remplir les missions qui lui sont dévolues en vertu de ses statuts à savoir «susciter et promouvoir le plein épanouissement des jeunes par leur développement personnel et la rencontre interculturelle. Encourager les jeunes à prendre des responsabilités dans la société, et à devenir des CRACS (citoyen responsable, actif critique et solidaire) » et d’améliorer les services proposés.
Les différents traitements de données à caractère personnel opérés par le SPJ se fondent sur :
- des obligations légales et réglementaires (justification de subsides, obligations en matière de droit du travail, transmission des attestations de dons, etc…) ;
- des obligations contractuelles, comme par exemple l’administration des inscriptions aux activités, la gestion des ressources humaines (volontaires, stagiaires, etc.), la bonne exécution de partenariats, de contrats conclus avec des sous-traitants, des prestataires des fournisseurs, des clients, des intervenants,
- l’intérêt légitime dans le but de communiquer sur ses activités ;
- le consentement dans le but de capter/diffuser l’image ou la voix des personnes concernées .
Plusieurs décrets et conditions d’habilitation sectorielles balisent les modalités de traitement opérés par le SPJ et notamment :
- L’arrêté du Gouvernement de la Communauté française déterminant les modalités d’application du décret du 26 mars 2009 fixant les conditions d’agrément et d’octroi de subventions aux organisations de jeunesse
- Décret du 30 avril 2009, modifiant le décret du 17 mai 1999, relatif aux centres de vacances
- Arrêté du 27 mai 2009 du Gouvernement de la Communauté française relatif aux formations des animateurs et des coordinateurs de centres de vacances, à l’habilitation des organismes de formation, à l’homologation des brevets, aux équivalences et à la commission d’avis relative à la formation
- Le Décret du 21 février 2019 visant à renforcer la qualité et l’accessibilité de l’accueil de la petite enfance en Communauté française
- Décret du 9 novembre 2023 portant diverses dispositions relatives à la gouvernance et à l’encadrement dans le secteur de la jeunesse
- Règlement (UE) 2021/888 établissant le corps européen de solidarité
5.DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES
La majorité des traitements nécessitent la collecte et le traitement des données à caractère personnel relatives à l’identité et aux coordonnées de contact des personnes concernées (nom, prénom, mail, téléphone, adresse postale, genre ,…).
Par ailleurs, d’autres données à caractère personnel complémentaires relatives aux personnes concernées peuvent être collectées en fonction de la nature des traitements opérés telles que :
- pour les traitements en lien avec la gestion du personnel et de sa rémunération : fonction, niveau d’études, salaire, primes, sanction disciplinaire, évaluation au sein de l’entreprise, numéro national etc..
- pour les traitements qui impliquent des flux financiers : numéro de TVA, coordonnées bancaires,
- pour les traitements en lien avec les activités opérationnelles du SPJ : statut administratif, statut social, source de revenus, situation familiale, données de santé, origine ethnique, conviction religieuse, appartenance syndicale, opinion politique, extrait de casiers judiciaires, numéro national, etc…
- pour les traitements en lien avec les cookies du site internet , cfr. Infra, p. 3
6.DUREE DE CONSERVATION
Les données sont conservées pendant maximum 10 années après la fin du traitement. Les délais sont définis pour chaque traitement de données selon les besoins identifiés par le responsable de traitement ou au regard des dispositions légales ou règlementaires en vigueur.
Cependant, certaines d’entre elles peuvent être conservées pour une durée plus longue à des fins d’archivage dans l’intérêt du public ou de recherches scientifiques. Elles sont dans ce cas pseudonymisées ou anonymisées et leur accès est limité aux personnes chargées spécifiquement de ces finalités.
7.COMMUNICATION A DES TIERS
Le SPJ ne communique ces données à des tiers – sous-traitants ou partenaires – que pour autant que la finalité du traitement l’exige en vue de respecter des obligations légales ou contractuelles ou de fournir un service adéquat.
Ni Le SPJ, ni ses sous-traitants, ni aucun de ses partenaires ne procèdent à la commercialisation de ces données.
8.GESTION DES COOKIES
Les cookies sont de petits fichiers qui sont automatiquement déposés sur l’ordinateur lorsque les personnes naviguent sur le site internet du SPJ. Il s’agit de “mini fichiers” qui peuvent être placés sur un appareil connecté à internet, comme un ordinateur, un téléphone, une tablette dont la fonction est de recueillir ou stocker des informations sur l’internaute.
Les cookies peuvent être de trois types : des cookies essentiels, fonctionnels ou analytiques. Seuls les cookies essentiels ne requièrent pas le consentement de l’utilisateur.
Si vous déposez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, adresse e-mail et site dans des cookies. C’est uniquement pour votre confort afin de ne pas avoir à saisir ces informations si vous déposez un autre commentaire plus tard. Ces cookies expirent au bout d’un an.
Si vous vous rendez sur la page de connexion, un cookie temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.
Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de cookies pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un cookie de connexion est de deux jours, celle d’un cookie d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre cookie de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le cookie de connexion sera effacé.
9.LES DROITS DES PERSONNES CONCERNEES
En vertu du RGPD, les personnes concernées dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par le SPJ se voient reconnaître les droits ci-après énoncés.
- Droit d’accès et d’information.
Vous disposez du droit d’accès à vos données, c’est-à-dire le droit d’accéder, sans devoir motiver votre demande, à vos données à caractère personnel qui sont traitées par le SPJ. Vous pouvez également demander que vous soit remise une copie des données traitées.
Le SPJ peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs relatifs à la demande qui lui est adressée. Le SPJ peut également s’opposer à toute demande manifestement abusive.
- Droit de rectification
Vous avez le droit d’obtenir du SPJ, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.
Dans le cas où les données sont rectifiées, le SPJ procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel vos données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous êtes en droit d’exiger du SPJ l’effacement de vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, dans les cas suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
- le traitement des données reposait exclusivement sur votre consentement, que vous avez retiré ;
- vous vous opposez, pour des raisons fondées, au traitement.
Dans tous les cas, ce droit ne pourra être accordé si le traitement est nécessaire en vue de respecter une obligation légale qui requiert ledit traitement ou s’il est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Dans le cas où vous données sont effacées, le SPJ procède à une notification auprès de chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
- Droit à la limitation
Vous avez le droit d’obtenir du SPJ la limitation du traitement relatif à vos données à caractère personnel lorsque l’une des hypothèses suivantes s’applique :
- Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel. Dans ce cas, la limitation n’est d’application que pendant une durée permettant au SPJ de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
- Le traitement est illicite, et au lieu d’un effacement, vous exigez que leur utilisation soit limitée ;
- Le SPJ ne traite plus vos données aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
- Vous êtes en mesure de prouver que vous vous êtes opposé au traitement.
En cas de limitation du traitement de vos données à caractère personnel, le SPJ a l’obligation de le notifier à chaque sous-traitant ou partenaire auquel les données à caractère personnel ont éventuellement été communiquées à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
- Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de demander que les données que vous avez fournies au SPJ vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Par ailleurs, vous avez le droit de transmettre vos données à un autre responsable de traitement sans que le SPJ ne puisse y faire obstacle.
Vous pouvez également demander que ses données soient transmises directement par le SPJ à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
- Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel.
Dans cette hypothèse, le SPJ doit cesser immédiatement le traitement des données en question, à moins que :
- Le SPJ ne démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent vos intérêts, vos droits et vos libertés ;
- Le SPJ démontre qu’il existe des motifs servant à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
10.LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Si vous désirez faire valoir l’un des droits exposés ci-dessus ou obtenir toute information relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné via l’adresse mail info@spj.be
S’agissant de données à caractère personnel, et donc confidentielles, votre demande doit être accompagnée d’une copie de votre carte d’identité à titre de preuve de celle-ci.
Le SPJ s’engage à répondre à toute demande dans un délai raisonnable, et en tout état de cause, dans un délai maximum de 30 jours calendrier à compter de la réception de votre demande. Cependant, en fonction de la complexité de la demande, et conformément au RGPD, le délai de réponse peut être porté à trois mois.
11.RECOURS
En cas de désaccord ou d’absence de réponse, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) dont les coordonnées complètes sont disponibles sur : www.autoriteprotectiondonnees.be/
12.MISE A JOUR
La présente charte politique de protection de données est susceptible de faire l’objet de modifications et d’ajouts en raison d’évolutions législatives ou d’autre nature (notamment relatives aux moyens technologiques utilisés pour les traitements de données).
Nous vous invitons à vous connecter régulièrement à la présente page qui contient toujours la version la plus à jour, applicable dès sa mise en ligne.